Archiwum kategorii: Word

Microsoft Word – przydatne skróty klawiszowe – jak efektywniej pisać w Wordzie

Na początek – podstawa, działająca nie tylko w Microsoft Word, ale też w Excel’u, PowerPoint i generalnie praktycznie całym systemie Windows (ale także zwykle w graficznych środowiskach dla Linux’a, a jeżeli zamienić Ctrl na klawisz Command – także Apple MacOS):

Wytnij, kopiuj, wklej

Ctrl-X Wytnij
Ctrl-C Kopiuj
Ctrl-V Wklej

Klawisz ratunkowy kiedy stanie się coś nieprzewidzianego

Ctrl-Z Cofnij (Undo)

ma on też „kolegę”, działającego w drugą stronę – jeżeli ostatnia operacja była udana, można ją powtórzyć:

Ctrl-Y Powtórz (Redo)

Zapisywanie

Dobrą praktyką jest wyrobienie sobie nawyku naciskania Ctrl-S możliwie często (np. co kilka operacji edycyjnych)
Rzadko słyszy się o problemach wynikających ze zbyt częstego zapisywania plików (do głowy przychodzi mi tylko problem jeżeli plik jest bardzo duży, a komputer/dysk bardzo powolne), natomiast wielokrotnie zdarzyło mi się zetknąć ze zrozpaczonymi użytkownikami, „którym się nie zapisało”.
Jeżeli nauczysz się naciskać Ctrl-S mniej więcej raz na pół minuty – jest duża szansa, że powyższy problem Cię ominie! :-)

Ctrl-S Zapisz

Stylizacja i formatowanie

Wyrównanie w poziomie

Ctrl-L Wyrównaj do lewej
Ctrl-E Wyśrodkuj
Ctrl-R Wyrównaj do prawej
Ctrl-J Wyjustuj (wyrównaj do obu krawędzi strony)

Czcionki

Shift-Ctrl-> Powiększ czcionkę
Shift-Ctrl-< Pomniejsz czcionkę
Shift-F3 Kolejne naciśnięcia przełączają zaznaczony tekst pomiędzy: Pierwszą literą wielką, WSZYSTKIMI LITERAMI WIELKIMI, wszystkimi literami małymi, Pierwszymi Literami Wyrazów Wielkimi
Ctrl-B Pogrubienie (od ang. Bold)
Ctrl-I Kursywa (italiki – pochylone, „ukośne” pismo)
Ctrl-U Podkreślenie (od ang. Underline)
Ctrl-D Pokazuje okno ustawień czcionki

Styl

Shift-Ctrl-N Zaaplikuj styl „Normalny”
Shift-Ctrl-+ Włącz/wyłącz indeks górny
Ctrl-+ Włącz/wyłącz indeks dolny
Shift-Ctrl-Q Przełącz na czcionkę „Symbol” na jeden znak (potem wraca do pierwotnej czcionki) – przydatne, żeby np. wpisać jeden znak, np.: „alfa” (małe „a”), „pi” (małe „p”), czy „fi” (małe „f”)
AltGr-1 (prawy Alt-1) Zastosuj styl „Nagłówek 1”
AltGr-2 Zastosuj styl „Nagłówek 2”
AltGr-3 Zastosuj styl „Nagłówek 3”

Zaznaczanie tekstu

Zaznaczanie tekstu za pomocą klawiatury często oferuje znacznie lepszą precyzję niż próby cyzelowania zaznaczenia za pomocą myszki.
Zwłaszcza w obszarach tesktu, gdzie użyte są różne wielkości czcionki – klawiaturą jest prościej, szybciej i skuteczniej.

Do zaznaczania tekstu służy przede wszystkim klawisz Shift, który w połączeniu z klawiszami przemieszczającymi kursor (wszystkie strzałki, Home, End, PgUp, PgDn), pozwala uzyskać fantastycznie szybko pożądany rezultat.

Shift-← Zaznacz jedną literę na lewo od kursora
Shift-→ Zaznacz jedną literę na prawo od kursora
Shift-↑ Zaznacz wszystkie litery, aż do miejsca w którym znajduje się kursor, ale linię poniżej
Shift-↓ Zaznacz wszystkie litery, aż do miejsca w którym znajduje się kursor, ale linię powyżej
Shift-Home Zaznacz do początku wiersza
Shift-End Zaznacz do końca wiersza, włącznie ze znakiem końca akapitu, jeżeli takowy się tam znajduje
Shift-End Zaznacz do końca wiersza, włącznie ze znakiem końca akapitu, jeżeli takowy się tam znajduje
Shift-PgUp Zaznacz 1 stronę w górę
Shift-PgDn Zaznacz 1 stronę w dół
Shift-Ctrl-Home Zaznacz wszystko do początku dokumentu
Shift-Ctrl-End Zaznacz wszystko do końca dokumentu
Ctrl-A Zaznacz wszystko (cały dokument)

Wyszukiwanie i zamiana

Ctrl-F Znajdź
Ctrl-G Przejdź do… (np. strony o konkretnym numerze)
Ctrl-H Znajdź i zamień

Praktycznych skrótów jest oczywiście znacznie, znacznie więcej, ale tutaj zależy mi na wymienieniu tych, po które sięgam najczęściej – zwykle dlatego, że odnoszą się do często stosowanych operacji.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Jak wyśrodkować podpisy pod dokumentem w Microsoft Word

Nie raz zdarzyło mi się widzieć w Microsoft Word, podpisy pod dokumentem, pieczołowicie wyrównane za pomocą ogromnej ilości spacji lub tabulatorów.
Jedno niefortunne naciśnięcie klawisza – i taka misterna konstrukcja leży w gruzach.

Jak to wygląda w praktyce? Można się o tym przekonać używając wyświetlania znaków niedrukowanych, czyli mechanizmu w Microsoft Word, dzięki któremu możemy zobaczyć gdzie w dokumencie użyliśmy spacji, gdzie tabulatora, w którym miejscu wymusiliśmy przejście do nowego akapitu itd.

Tak wygląda dokument, w którym udało się rozstawić miejsce na podpisy metodą pracochłonną:

microsoft-word-podpisy-wyrownane-spacjami-i-tabulatorami-niewidoczne

Na pierwszy rzut oka wszystko jest w porządku, ale po wyświetleniu znaków niedrukowanych (spacje, tabulatory, zakończenia akapitu):

microsoft-word-pokaz-znaki-niedrukowane

…uwidaczniają się ślady nierównego starcia z niewdzięczną materią:

microsoft-word-podpisy-wyrownane-spacjami-i-tabulatorami

Kilkadziesiąt spacji, w końcu zniecierpliwienie i parę tabulatorów, potem ponownie cyzelowanie spacjami, żeby było w miarę równo, a po wydrukowaniu – i tak wygląda lekko krzywo.

Jest jednak dobra wiadomość!

Jest lepszy sposób na wyrównanie podpisów pod dokumentem w Microsoft Word!

Do lepszego i znacznie prostszego wyrównania: tabulator środkujący.
Domyślnie Microsoft Word ustawia parę miejsc w wierszu, w których zatrzyma się tabulator po kolejnych naciśnięciach – to dlatego bez żadnego dodatkowego ustawiania, tabulator ustawi się na kilku kolejnych pozycjach, przeskakując np. co pół cala. Można to zachowanie zmienić ustawiając ręcznie własne lokalizacje, w których zatrzyma się kursor (i rozpocznie pisanie) po naciśnięciu klawisza Tab.

Dodatkowo, ustawione miejsca tabulacji potrafią jeszcze jedną rzecz, która okaże się najbardziej interesująca z naszego punktu widzenia – potrafią wyrównywać tekst, np. go wyśrodkować.

Spójrzcie na ten filmik:

Kolejno – co się dzieje na nagraniu:

  1. Zmieniłem rodzaj tabulatora z „lewego” na „środkowy” – znaczek zmienił się z czegoś co przypomina literkę „L” na odwrócone do góry nogami „T”
  2. Klikając myszką na linijce, ustawiłem miejsca tabulacji ok. 3cm od lewej krawędzi strony i – drugie – ok. 3 cm od prawej krawędzi strony. Widać je na linijce jako dwie czarne „odwrócone literki T”
  3. Użyłem tabulatora jeden raz, żeby ustawić kursor w miejscu pierwszego tabulatora środkowego
  4. Wpisałem tekst, który chcę wyśrodkować względem miejsca tabulatora
  5. Użyłem tabulatora drugi raz, żeby przesunąć się do miejsca tabulacji bliższego prawej krawędzi strony
  6. Wpisałem drugi tekst, który także Word wyśrodkował dla mnie względem miejsca tabulacji
  7. ENTER-em przeszedłem do kolejnej linijki tekstu – tutaj ważna obserwacja: użycie klawisza ENTER spowodowało, że wyznaczone przeze mnie miejsca tabulacji przeniosły się do kolejnej linijki i akapitu
  8. Analogicznie jak w przypadku napisów, wstawiłem rząd kropek, który potem skopiowałem i wkleiłem jeszcze raz w drugim miejscu tabulacji

Co otrzymałem? Za pomocą raptem 4 naciśnięć tabulatora mam idealnie wyrównane etykiety dla podpisów i miejsce na same podpisy, wyznaczone kropkami.
Dzięki tabulatorom moje formatowanie jest na pewno równe, także na wydruku i nie rozleci się przez byle przypadkową spację, bo tabulatory trzymają wszystko w ryzach. Nawet wstawienie przypadkowych spacji nie popsuje tego układu.

To wszystko przy włączonym podglądzie znaków niedrukowanych, który oczywiście można wyłączyć, jeżeli nadmiar widocznych strzałek i kropek okazałby się bardziej przeszkadzający i pomocny – oczywiście działanie tabulatorów pozostanie wtedy bez zmian.

Podpowiedź: gdybym jeszcze raz kliknął na polu wyboru tabulacji, mógłbym ustawić „tabulator prawy” – czy domyślacie się jako on zadziała?

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)

Akapit w Microsoft Word – co to jest, do czego służy i jak go użyć?

Akapit (z łaciny a capite, dosł. od głowy, od początku), to fragment dłuższego tekstu.
Podziału na akapity używa się, aby:

  1. podzielić tekst na stronie wizualnie – akapit zaczyna się zwykle od wcięcia, a po zakończeniu i przed rozpoczęciem następnego stosuje się dodatkowy odstęp.
  2. zebrać zdania tworzące jakąś całość znaczeniową w dłuższe bloki – np. kilka zdań tworzących spójną myśl autora tekstu

Dzięki temu łatwiej przeczytać i zrozumieć dłuższe teksty, niż gdyby pisane były jednym ciągiem.
Akapity powszechnie używane są np. w książkach:

marek-hlasko-akapit-z-ksiazki

Taki sam elegancki i czytelny podział możemy stosować w tworzonych przez nas dokumentach Microsoft Word.

Jak się do tego zabrać w Microsoft Word?

Zaczynamy od pustej kartki – ale aby ułatwić sobie pracę z akapitami, pokażemy linijkę, zaznaczając odpowiednie pole wyboru na zakładce WIDOK:

widok-linijki-microsoft-word

Teraz możemy napisać swój pierwszy akapit – fragment tekstu:

microsoft-word-akapit-bez-wyróżnień

Żeby jednak akapit zaczął wyglądać jak porządny akapit, a nie zwykły blok tekstu nadamy mu odpowiedni wygląd i wyróżnienia. W tym celu przejdziemy na początek tekstu i naciśniemy klawisz TAB Efekt powinien być taki jak na poniższym zrzucie ekranu – Word zrobi wcięcie, ale też zaznaczy je na linijce:

microsoft-word-akapit-z-wcieciem

Mały znacznik z „dzióbkiem” skierowanym w dół to „Wcięcie pierwszego wiersza” akapitu:

word-wciecie-pierwszego-wiersza

Podpowiedź: gdyby TAB nie zadziałał, możemy przesunąć ten znacznik „ręcznie”, przeciągając za pomocą myszki – trzeba tylko uważać aby dokładnie trafić na początku w górną część wskaźnika odpowiedzialną za wcięcie pierwszego wiersza.

Ustawiony wskaźnik wcięcia pierwszego wiersza pomoże nam tworzyć kolejne akapity. Wystarczy, że na końcu wpisanego tekstu naciśniemy klawisz ENTER, a Word zakończy obecny akapit, zrobi odpowiedni odstęp (większy niż między liniami w środku akapitu) i zaproponuje tworzenie kolejnego akapitu, już automatycznie robiąc wcięcie (dzięki ustawieniu wskaźnika wcięcia pierwszego wiersza).

microsoft-word-drugi-akapit

Po rozpoczęciu pisania drugiego akapitu, powinny zostać ustawione wcięcia i odstępy podobnie jak na zrzucie ekranu – żeby je podkreślić użyłem niebieskich strzałek, chociaż oczywiście to tylko mój dodatek – w „prawdziwym” Wordzie tych strzałek nie będzie.

word-akapit-wciecia-i-odstepy

Warto posługiwać się akapitami pisząc tekst, ponieważ Word wiele swoich funkcji opiera na zaznaczaniu i formatowaniu właśnie całych akapitów (np. automatyczne numerowanie i wypunktowanie, wyrównanie lewo/prawo/środek, adjustacja, style, malarz formatów – korzystają z akapitów).

Stąd też dodatkowa podpowiedź: jeżeli Twój Word nie chce współpracować, robi dziwne rzeczy, pogrubia albo wysuwa tekst nie tak jakbyś chciał – ułatw sobie życie i pokaż linijkę oraz znaki końca akapitów. Może się okazać, że wszystko stanie się jasne i proste, jeżeli będziesz widział(a) gdzie kończy się jeden, a zaczyna drugi akapit.

Spróbuj sam(a):

Wariant 1

Szybki sposób na pokazanie znaków końca akapitu, ale też znaków normalnie niewidocznych i niedrukowanych – spacji, tabulatorów itp.

word-pokaz-znaki-niedrukowane

Wariant 2

Można także pokazać same znaki końca akapitu, w opcjach programu Word:

word-pokaz-znaki-konca-akapitu

Pokażę jak to działa w praktyce, na przykładzie wyrównania akapitu.
Nie zaznaczając żadnego tekstu, ustawiłem kursor w dowolnym miejscu w środku pierwszego akapitu (standardowo wyrównanego do lewej strony):

word-akapit-wyrownany-do-lewej

Użyjemy przycisku do zmiany wyrównania na wyjustowane:

word-adjustacja-akapitu

po naciśnięciu przycisku, Word sam zorientuje się, że wyrównanie chcemy zastosować do bieżącego akapitu i wyrówna go odpowiednio:

word-akapit-wyjustowany

Zachęcam do poeksperymentowania z zastosowaniami akapitów – np. zmiany wielkości odstępu pomiędzy akapitami (ustawienie na zakładce UKŁAD STRONY, na wstędze programu Word), czy głębokości wcięcia.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
This entry was posted in Word by .