Czasami chcemy wpisać do komórki wartość, która Excelowi może przypominać formułę lub obliczenie, ale z naszego punktu widzenia jest tekstem, który chcemy tylko wyświetlić.
Podobny problem może dotyczyć wprowadzania np. numerów kont bankowych, czy KRS, czy innych, zaczynających się od zer nieznaczących matematycznie – a jednak będących częścią wpisywanego kodu.
Czasami frustrująca okazuje się próba wpisania np. zakresu, czy skróconej daty jako:
liczba znak „minus” liczba
czyli
20-1
Excel będzie próbował zinterpretować taki wpis jako datę.
W takiej sytuacji, wpisując tekst lub numer, wystarczy poprzedzić go znakiem apostrofu. W popularnych klawiaturach znak ten umieszczony jest pod cudzysłowem, obok litery „L”:
Rozpoczęcie wpisywania tekstu do komórki od apostrofu, spowoduje, że Excel uzna całą resztę za tekst, którego nie należy już dalej interpretować.
Dzięki temu będziemy mogli wpisać na przykład takie wartości do komórek:
Wpisany jako pierwszy apostrof jest pamiętamy przez Excela (widać to na zrzutach ekranu powyżej), ale nie jest wyświetlany na arkuszu (tylko w polu edycji zawartości komórki), a tekst następujący za apostrofem nie jest w żaden sposób zmieniany – nie są usuwane zera nieznaczące, nie jest wyliczana żadna formuła, ani wartość działania.
A co, jeżeli chcemy wpisać do komórki tekst, który sam z siebie zaczyna się od apostrofu? Np. taki:
’w apostrofach’ znajduje się tekst
Gdyby wpisać go do Excela powyższy tekst tak po prostu, to pierwszy apostrof zostanie zinterpretowany jako wskazanie, że pozostała część znaków to tekst i wynik w komórce będzie wyglądał tak:
Pisanie trzeba zatem zacząć od dwóch apostrofów:
Excel pierwszy potraktuje jako wskazanie, że chodzi nam o tekst, a drugi wyświetli już normalnie.
W polu edycji zawartości komórki widać, że tekst w komórce tak naprawdę zaczyna się od dwóch apostrofów (to nie jest cudzysłów!), z których pierwszy jest tylko wskazówką jak potraktować resztę tekstu.