Jak działa poczta elektroniczna? Część I – Podstawy

Odpowiedź na tytułowe pytanie pomoże zrozumieć i lepiej wykorzystać jej możliwości. Dlatego właśnie artykulik ten warto przeczytać kilka razy i do niego wracać.

Samo słowo poczta kojarzy się z przesyłaniem listów lub paczek od nadawcy do adresata. Obydwie strony – nadawca i adresat – muszą posiadać adres pocztowy, żeby móc wymieniać wiadomości i przedmioty. Jest to bardzo ważna informacja – nie wystarczy, żeby np. tylko adresat posiadał adres, bo w razie problemu z dostarczeniem przesyłki musi być wiadomo do kogo zwrócić wysłany list lub paczkę. Ważne jest też, aby było gdzie dostarczyć przesyłkę – każdy kto może być adresatem musi mieć możliwość odebrania tego, co zostało do niego nadane. W przypadku listu będzie to najczęściej skrzynka przy domu lub na klatce bloku, w przypadku paczki – najbliższy urząd pocztowy – ale może to być także na przykład skrytka pocztowa.

Powyżej opisane zasady obowiązują także w przypadku poczty elektronicznej. Każdy, kto chce móc wysyłać i odbierać wiadomości musi mieć swój adres oraz miejsce, gdzie trafiały będą przesyłki do niego adresowane.

W przypadku poczty elektronicznej miejscem gdzie trafiają przesyłki jest konto poczty elektronicznej czyli inaczej konto e-mail. Adres – to oczywiście adres e-mail.

Adres e-mail to specjalny tekst, który składa się zawsze z trzech części:

• nazwy odbiorcy
• znaczka @, zwanego przez niektórych małpą, w rzeczywistości będącego skrótowym zapisem angielskiego słówka „at”, czyli „na” lub „przy”
• nazwy domeny internetowej, w przypadku adresu e-mail identyfikującej serwer (o tym co oznacza „identyfikującej serwer” – poniżej)

Poprawny adres e-mail będzie więc wyglądał np. tak:

boleslaw.chrobry@historia.pl

info@sklep.elektronika.pl

prezes@olbrzymia-korporacja.com

Do adresów e-mail odnoszą się też pewne ograniczenia i konwencje:

• adres e-mail nie może zawierać tzw. polskich liter – czyli zamiast polskich ą, ć, ę będziemy mieli a, c, e.
• adresy e-mail osób zatrudnionych w firmach bardzo często tworzone są poprzez złożenie jako nazwy odbiorcy imienia i nazwiska danej osoby, często z użyciem znaku rozdzielającego słowa – zwykle kropki lub znaku podkreślenia. Np. jan.kowalski@nowafirma.pl

Z powyższych punktów wynika wniosek, że przeważnie łatwo nam będzie „wymyślić” jaki adres służbowy ma osoba, której imię i nazwisko znamy. Niestety, z powodu polskich liter, nie da się łatwo powiedzieć jak ma na nazwisko osoba, której adres e-mail znamy.

Teraz kiedy już wiemy jak wygląda adres e-mail, możemy zająć się kontami.

Konto, czyli miejsce, gdzie odbierać będziemy pocztę zaadresowaną do nas, zawsze znajduje się na serwerze poczty elektronicznej, co w dalszej konsekwencji oznacza, że prawie nikt spośród użytkowników poczty nie ma go u siebie na komputerze. Praktycznie zawsze konto istnieje na komputerze jakiejś firmy. Tak naprawdę konto to wydzielony kawałek miejsca na dysku twardym takiego komputera oraz program, który je obsługuje i pamięta np. jego nazwę. Prowadzi to do sytuacji, w której mieszkając w Katowicach możemy mieć konto e-mail w Seattle, Toruniu czy Moskwie – i nie zauważyć tego.

Dlaczego prawie nikt nie ma konta u siebie ? Wyjaśnienie jest proste – poczta elektroniczna może do nas przyjść w każdym momencie dnia i nocy. Gdyby konto było na naszym komputerze, a komputer ten był akurat wyłączony w momencie nadejścia poczty – wiadomość wróciłaby do nadawcy z informacją, że adresat ma wyłączony komputer. Nietrudno sobie wyobrazić frustrację i złość próbujących trafić w moment w włączenia komputera adresata nadawców.

Dlatego właśnie konta pocztowe, do których trafiają przesyłki adresowane do nas, umieszczane są na komputerach obsługiwanych przez firmy lub organizacje, które mogą utrzymywać je włączone przez cały czas, 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.

Można to porównać do sytuacji z awizowanymi listami poleconymi – nie trafiają one bezpośrednio do naszych skrzynek, a urząd pocztowy do którego przychodzą to właśnie odpowiednik naszego konta e-mail.

Taki sposób odbierania poczty ma swoje dalsze konsekwencje – żeby zobaczyć co do nas przyszło musimy jakoś dostać się do tego, co jest na naszym koncie. Istnieją dwie najbardziej popularne metody:

• pobranie poczty na swój komputer
• przeglądanie jej bezpośrednio na koncie

Pierwsza polega na tym, że na swoim komputerze umieszczamy tak zwany program pocztowy (czyli np. Microsoft Outlook, czy Outlook Express albo Mozilla Thunderbird, M2, The Bat, czy Eudora), podajemy w programie tym parametry dostępu do naszego konta, a następnie łączymy się z Internetem i pobieramy (ściągamy) wszystko co przyszło na nasze konto do siebie. Przeważnie w ten sposób opróżniamy nasze konto, robiąc miejsce dla kolejnych nadchodzących przesyłek.
Drugi sposób realizowany jest tak, że wchodzimy na odpowiednią stronę internetową (np. http://poczta.interia.pl) i na tej stronie podajemy parametry dostępu do naszego konta, a następnie także na tej stronie możemy zobaczyć nasze wiadomości. Przeglądając tą metodą nic nie przemieszczamy z konta na nasz komputer – wszystkie przesyłki pozostają na koncie.

Jeden sposób oczywiście nie wyklucza drugiego – będąc np. w podróży, bez własnego komputera stacjonarnego możemy korzystać ze strony internetowej, żeby przeglądać i wysyłać wiadomości, a po powrocie do domu odebrać wszystko na swój komputer.

Używając analogii ze zwykłą pocztą: to tak jakby poczta nie wysyłała sama listonoszów i chcąc dowiedzieć się co otrzymaliśmy pocztą musielibyśmy albo zadzwonić na pocztę (połączenie internetowe) i zamówić listonosza z naszymi przesyłkami (pobieranie poczty na swój komputer) albo iść samemu do budynku poczty i tam sprawdzać co dostaliśmy (czyli patrzeć przez stronę WWW na konto).
Teraz ważna wiadomość. Uwaga, bo wkraczamy na obszar mocno różniący pocztę elektroniczną od tradycyjnej !

Każde konto będące własnością danej osoby może mieć wiele adresów e-mail.

Inaczej niż w przypadku domów, firm i lokalizacji obsługiwanych przez tradycyjną pocztą, konto poczty elektronicznej może mieć przypisanych do siebie kilka adresów e-mail. Przesyłka wysłana na którykolwiek z nich trafi na to samo konto. Ba ! Różnica w adresie może dotyczyć nie tylko pierwszej części, czyli nazwy odbiorcy, ale także części identyfikującej serwer poczty. Np.:

info@firma.pl

i

biuro@firma.pl

mogą być adresami jednego i tego samego konta e-mail.

Adresat odbierający otrzymane wiadomości ze swojego konta będzie oczywiście widział na jaki adres zostały one wysłane – ale odbierze je z jednego konta.

Ponieważ oczywiście każdy użytkownik poczty elektronicznej może mieć wiele kont, w efekcie może mieć także mnóstwo adresów. Dobrą praktyką wydaje się jednak posiadanie (prywatnie) dwóch osobnych kont, z których każde ma jeden adres. Jedno z kont powinno mieć adres „profesjonalny”, czyli złożony z imienia i nazwiska, a drugie – „na luzie”, czyli nie zdradzający żadnych istotnych danych adresata.

To pierwsze przyda się do kontaktów oficjalnych, wtedy kiedy chcemy być traktowani poważnie. To drugie – tam, gdzie nie chcemy od razu się przedstawiać i wolimy chronić swoją prywatność.

Oczywiście – oprócz kont prywatnych będziemy pewnie posiadać konta służbowe, ale to już zupełnie inna historia.

O dostarczaniu i odbieraniu poczty elektronicznej wiemy już bardzo wiele. Teraz pora na wysyłanie wiadomości.
Wysyłanie wiadomości pocztą elektroniczną zawsze zaczynamy od jej napisania – tak jak zwykłego listu. Treść zwykle będzie zresztą podobna do listu tradycyjnego. Co do formy – parć rzeczy się zmieni.

Przede wszystkim każda wiadomość elektroniczna ma temat (ang. subject). Pozostawianie go pustego w wiadomościach elektronicznych uznawane jest za niegrzeczne, dlatego że podstawowy sposób zapoznawania się z odebranymi przesyłkami elektronicznymi to właśnie przeglądanie listy tematów wiadomości, które otrzymaliśmy.

Po drugie: każda wiadomość ma adresata, ale w przypadku wiadomości elektronicznych adresatów jednej wiadomości może być wielu równocześnie. Dzięki temu tę samą treść możemy wysłać do kilku osób naraz. To bardzo wygodne.

Analogicznie jak przy odbieraniu – wiadomość możemy redagować albo na swoim komputerze, albo „na poczcie”, czyli poprzez stronę WWW od razu na koncie. Jeżeli napiszemy wiadomość od razu na koncie – jej wysłanie będzie błyskawiczne. Jeżeli wiadomość powstanie na naszym komputerze, trzeba ją będzie jeszcze przesłać przez Internet na nasze konto. W obydwu wypadkach przesłaniem jej zajmie się ponownie serwer pocztowy, który dzielnie zajmował się dotąd naszą pocztą przychodzącą.

Po takim wstępie z pewnością należy się czytelnikowi chwila przerwy (na odebranie poczty ;-), po której będziemy mogli przejść do szczegółów. Zapraszam !