Akapit w Microsoft Word – co to jest, do czego służy i jak go użyć?

Akapit (z łaciny a capite, dosł. od głowy, od początku), to fragment dłuższego tekstu.
Podziału na akapity używa się, aby:

1. podzielić tekst na stronie wizualnie – akapit zaczyna się zwykle od wcięcia, a po zakończeniu i przed rozpoczęciem następnego stosuje się dodatkowy odstęp.
2. zebrać zdania tworzące jakąś całość znaczeniową w dłuższe bloki – np. kilka zdań tworzących spójną myśl autora tekstu

Dzięki temu łatwiej przeczytać i zrozumieć dłuższe teksty, niż gdyby pisane były jednym ciągiem.
Akapity powszechnie używane są np. w książkach:

Taki sam elegancki i czytelny podział możemy stosować w tworzonych przez nas dokumentach Microsoft Word.

Jak się do tego zabrać w Microsoft Word?

Zaczynamy od pustej kartki – ale aby ułatwić sobie pracę z akapitami, pokażemy linijkę, zaznaczając odpowiednie pole wyboru na zakładce WIDOK:

Teraz możemy napisać swój pierwszy akapit – fragment tekstu:

Żeby jednak akapit zaczął wyglądać jak porządny akapit, a nie zwykły blok tekstu nadamy mu odpowiedni wygląd i wyróżnienia. W tym celu przejdziemy na początek tekstu i naciśniemy klawisz TAB Efekt powinien być taki jak na poniższym zrzucie ekranu – Word zrobi wcięcie, ale też zaznaczy je na linijce:

Mały znacznik z „dzióbkiem” skierowanym w dół to „Wcięcie pierwszego wiersza” akapitu:

Podpowiedź: gdyby TAB nie zadziałał, możemy przesunąć ten znacznik „ręcznie”, przeciągając za pomocą myszki – trzeba tylko uważać aby dokładnie trafić na początku w górną część wskaźnika odpowiedzialną za wcięcie pierwszego wiersza.

Ustawiony wskaźnik wcięcia pierwszego wiersza pomoże nam tworzyć kolejne akapity. Wystarczy, że na końcu wpisanego tekstu naciśniemy klawisz ENTER, a Word zakończy obecny akapit, zrobi odpowiedni odstęp (większy niż między liniami w środku akapitu) i zaproponuje tworzenie kolejnego akapitu, już automatycznie robiąc wcięcie (dzięki ustawieniu wskaźnika wcięcia pierwszego wiersza).

Po rozpoczęciu pisania drugiego akapitu, powinny zostać ustawione wcięcia i odstępy podobnie jak na zrzucie ekranu – żeby je podkreślić użyłem niebieskich strzałek, chociaż oczywiście to tylko mój dodatek – w „prawdziwym” Wordzie tych strzałek nie będzie.

Warto posługiwać się akapitami pisząc tekst, ponieważ Word wiele swoich funkcji opiera na zaznaczaniu i formatowaniu właśnie całych akapitów (np. automatyczne numerowanie i wypunktowanie, wyrównanie lewo/prawo/środek, adjustacja, style, malarz formatów – korzystają z akapitów).

Stąd też dodatkowa podpowiedź: jeżeli Twój Word nie chce współpracować, robi dziwne rzeczy, pogrubia albo wysuwa tekst nie tak jakbyś chciał – ułatw sobie życie i pokaż linijkę oraz znaki końca akapitów. Może się okazać, że wszystko stanie się jasne i proste, jeżeli będziesz widział(a) gdzie kończy się jeden, a zaczyna drugi akapit.

Spróbuj sam(a):

Wariant 1

Szybki sposób na pokazanie znaków końca akapitu, ale też znaków normalnie niewidocznych i niedrukowanych – spacji, tabulatorów itp.

Wariant 2

Można także pokazać same znaki końca akapitu, w opcjach programu Word:

Pokażę jak to działa w praktyce, na przykładzie wyrównania akapitu.
Nie zaznaczając żadnego tekstu, ustawiłem kursor w dowolnym miejscu w środku pierwszego akapitu (standardowo wyrównanego do lewej strony):

Użyjemy przycisku do zmiany wyrównania na wyjustowane:

po naciśnięciu przycisku, Word sam zorientuje się, że wyrównanie chcemy zastosować do bieżącego akapitu i wyrówna go odpowiednio:

Zachęcam do poeksperymentowania z zastosowaniami akapitów – np. zmiany wielkości odstępu pomiędzy akapitami (ustawienie na zakładce UKŁAD STRONY, na wstędze programu Word), czy głębokości wcięcia.